Từ ngày 11/9/2026, giấy tờ công do nước ngoài cấp chỉ cần một chứng nhận Apostille của nước cấp là được sử dụng tại Việt Nam, không cần hợp pháp hóa lãnh sự nữa. Điều kiện là nước cấp phải là thành viên Công ước Apostille và không phản đối việc Việt Nam gia nhập. Giấy tờ vẫn phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực.
Tuần nào tôi cũng nhận được câu hỏi về vấn đề này. Dưới đây là những gì đã thay đổi, ai được áp dụng và bạn cần chuẩn bị gì.
Apostille tại Việt Nam: điều gì đã thay đổi
Việt Nam gia nhập Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille) năm 2025. Ngày 23/7/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành. Công ước và Nghị định cùng có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026.
Trước đây, một giấy tờ nước ngoài thường phải qua nhiều bước: công chứng tại nước sở tại, chứng nhận của Bộ Ngoại giao nước đó, rồi hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam. Quá trình này có thể mất nhiều tuần và nhiều khoản phí. Nay chỉ cần cơ quan có thẩm quyền của nước cấp đóng một chứng nhận Apostille duy nhất.
Apostille chỉ xác nhận chữ ký, con dấu và thẩm quyền của người ký là thật. Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ.
Những giấy tờ nào được áp dụng
Nghị định 293 áp dụng cho giấy tờ công, gồm:
- Giấy tờ hộ tịch: giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, giấy tờ về nuôi con nuôi và quốc tịch
- Phiếu lý lịch tư pháp
- Văn bằng, bảng điểm
- Bản án, quyết định và văn bản tố tụng của tòa án
- Văn bản hành chính do cơ quan nhà nước cấp
- Văn bản công chứng, bản sao chứng thực, bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch
Giấy tờ nội bộ của doanh nghiệp như nghị quyết, giấy ủy quyền hay điều lệ công ty không mặc nhiên là giấy tờ công. Thông thường, các giấy tờ này phải được công chứng tại nước sở tại trước, sau đó mới được chứng nhận Apostille (Indochine Counsel).
Áp dụng với nước nào và không áp dụng với nước nào
Apostille chỉ áp dụng giữa Việt Nam và các nước thành viên Công ước. Giấy tờ từ các nước chưa tham gia vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như trước.
Có một ngoại lệ quan trọng: Đức, Áo và Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập, nên hiện tại Apostille chưa áp dụng giữa Việt Nam và ba nước này (Baker McKenzie). Nếu giấy tờ của bạn do một trong ba nước này cấp, bạn vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự.
Sau khi có Apostille, bạn vẫn cần gì
- Bản dịch tiếng Việt. Giấy tờ có Apostille nhưng không bằng tiếng Việt vẫn phải được dịch, và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận. Sở Tài chính (đăng ký doanh nghiệp), cơ quan quản lý lao động (giấy phép lao động) hay UBND xã, phường (đăng ký kết hôn) vẫn có thể kiểm tra thời hạn và hình thức giấy tờ. Ví dụ, phiếu lý lịch tư pháp thường chỉ được chấp nhận trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp.
- Apostille có thể xác minh được. Cơ quan Việt Nam có thể tra cứu Apostille qua hệ thống trực tuyến của nước cấp hoặc quét mã QR, vì vậy hãy giữ bản gốc.
Giấy tờ từ các nước thành viên đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/9/2026 vẫn còn giá trị sử dụng. Bạn không cần làm lại.
Điều này có ý nghĩa gì với bạn
Nếu bạn thành lập công ty
Giấy chứng nhận thành lập của công ty mẹ và giấy tờ tùy thân của nhà đầu tư sẽ được chuẩn bị nhanh hơn. Riêng nghị quyết và giấy ủy quyền vẫn cần công chứng tại nước sở tại trước khi làm Apostille.
Nếu bạn cần giấy phép lao động
Văn bằng, xác nhận kinh nghiệm và lý lịch tư pháp thường là phần tốn thời gian nhất trong hồ sơ giấy phép lao động. Với Apostille, bước này có thể rút từ vài tuần xuống vài ngày, tùy cơ quan cấp Apostille ở nước bạn.
Nếu bạn kết hôn hoặc ly hôn có yếu tố nước ngoài
Giấy khai sinh, xác nhận tình trạng hôn nhân và bản án ly hôn nước ngoài chính là những giấy tờ được hưởng lợi nhiều nhất. Nếu bạn đang cân nhắc thủ tục ly hôn, xem thêm ly hôn thuận tình và ly hôn đơn phương khác nhau thế nào.
Danh sách kiểm tra trước khi làm Apostille
- Kiểm tra nước cấp giấy tờ có phải thành viên Công ước không, và không phải Đức, Áo hoặc Séc.
- Hỏi cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam về thời hạn hiệu lực của giấy tờ.
- Với giấy tờ doanh nghiệp: công chứng trước, Apostille sau.
- Dịch công chứng sang tiếng Việt sau khi đã có Apostille, dịch cả trang Apostille.
- Giữ bản gốc và bản scan có mã QR rõ nét.
Câu hỏi thường gặp
Tôi còn phải đến Đại sứ quán Việt Nam không?
Không, đối với giấy tờ công từ nước thành viên Công ước không phản đối việc Việt Nam gia nhập. Apostille của nước cấp thay thế hợp pháp hóa lãnh sự.
Giấy tờ có Apostille có cần dịch không?
Có. Giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực tại Việt Nam.
Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026 còn dùng được không?
Còn. Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày này vẫn có giá trị.
Giấy tờ từ Đức có dùng Apostille được không?
Hiện tại thì chưa. Đức, Áo và Séc đã phản đối việc Việt Nam gia nhập, nên vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Cơ quan nào cấp Apostille cho giấy tờ Việt Nam dùng ở nước ngoài?
Bộ Ngoại giao. Theo lộ trình, Bộ có thể phân cấp cho UBND cấp tỉnh.
Đặt lịch tư vấn miễn phí 15 phút
Nếu bạn chưa chắc giấy tờ của mình cần Apostille, công chứng hay cả hai, 15 phút trao đổi thường là đủ. Nhắn tin cho tôi qua WhatsApp hoặc gửi email tới [email protected]. Tôi sẽ trả lời bạn rõ ràng, bằng văn bản, kèm mức phí trọn gói ngay từ đầu.
Bài viết mang tính thông tin chung, không phải ý kiến tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể của bạn. Pháp luật và thủ tục có thể thay đổi; cập nhật lần cuối ngày 23/9/2026.